Gemiddeld besteden ondernemers 16 uur en 53 minuten per maand aan administratieve taken. Denk dan aan het verwerken van verlof en controle op de uren van medewerkers. Vaak gebeurt dit nog in Excel. Gelukkig komen er steeds meer digitale oplossingen voor tijdregistratie op de markt. Moderne software biedt talloze functies die bedrijven kostbare uren aan administratie kunnen besparen en werknemers weer plezier in hun werk kunnen geven.
Als bedrijven een tijdregistratiesysteem met geautomatiseerde processen implementeren, kunnen ze tot wel een uur tijd per dag besparen. Dit komt doordat automatisering van handmatige administratie zoals verlofaanvragen, afwezigheden en nalevingscontroles veel tijd bespaart.
Kelio (gespecialiseerd in de industrie) is hier een voorbeeld van en combineert hardware en software met boekingsterminals om snel te kunnen reageren op personeelswijzigingen, urenstaten en vakantieaanvragen.
Minder administratieve rompslomp is minder personeelsverloop
Tijdregistratieprogramma’s worden gebruikt door de medewerkers om gewerkte uren bij te houden. Ze maken het proces eenvoudiger voor werknemers die kunnen in- en uitklokken met een pasje, NFC tag of toegangscode. De gegevens worden vervolgens naar de salarisadministratie gestuurd met alle relevante informatie zoals overuren en vakantiedagen. Dit kan geschillen over gewerkte uren voorkomen en het tijdregistratieproces vereenvoudigen en versnellen.
Online inzicht op de planning en verlof voor iedere medewerker
Tijdregistratieprogramma’s geven ook inzicht in de productiviteit van werknemers, projectkosten en facturering. Met de geautomatiseerde roosterfuncties heeft de teamleider meer controle over het inroosteren volgens parameters als:
- Beschikbaarheid
- Expertise
- Wettelijke vereisten
Dit elimineert het risico op planningsfouten en stelt managers in staat om snel het benodigde personeel in te roosteren. Medewerkers kunnen hier snel verlof aanvragen via hun smartphone en managers kunnen dit verwachte verlof inzien in het rooster en met één druk op de knop goed- of afkeuren.
Rapportage en analyse
Naast het bijhouden van gewerkte uren biedt tijdregistratiesoftware ook waardevolle inzichten. Rapportage- en analyseopties bieden de mogelijkheid om belangrijke prestatie-indicatoren te bekijken, zoals:
- Aanwezigheid
- Overwerk
- Ziekteverzuim
- Pauzetijden
- Salariskosten
De software geeft automatisch meldingen wanneer je personeel wilt inroosteren dat niet aan de benodigde expertise voldoet, of al de maximale hoeveelheid ploegen achter elkaar aan heeft gewerkt, zonder voldoende wettelijke rusttijd. Dit stelt bedrijven in staat om beter voor de medewerkers te zorgen.
Échte aandacht voor personeel? Ga voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Moderne bedrijven moeten prioriteit geven aan de gezondheid en het welzijn van hun werknemers om een productieve, veilige omgeving te behouden. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) zorgt ervoor dat het welzijn van het personeel prioriteit krijgt. HR-medewerkers kunnen tools voor tijdregistratie gebruiken om overuren, productiviteit en prestaties van werknemers te analyseren, allemaal met de bedoeling om elk individu op tijd aandacht te geven.
De tijd voor een modern tijdregistratie systeem is hier
We hebben nog maar een tipje van de sluier opgelicht over de voordelen van tijdregistratiesoftware voor bedrijven en medewerkers. Het moderne tijdperk van digitale transformatie wordt gekenmerkt door toenemende automatisering, gestroomlijnde processen en een verbeterde klantervaring. Software voor tijdregistratie is van onschatbare waarde voor bedrijven die tijd willen besparen en tegelijkertijd willen zorgen voor nauwkeurigheid en naleving van de arbeidsnormen.
