Ik moet eerlijk bekennen, dat ik tot een maand geleden nog nooit van de “truckfactor” gehoord had. Het is een van die parameters die iedereen kent, maar die pas goed bespreekbaar worden als je er een naam voor hebt. De truckfactor geeft aan hoeveel mensen uit je organisatie weg kunnen vallen, voordat je je proces niet meer draaiend kan houden. Met andere woorden: ‘Hoeveel mensen kunnen worden aangereden door een truck, voordat je essentiële competenties te kort komt?’
De laatste jaren kom ik steeds meer bedrijven tegen met een truckfactor van lager dan drie. Drie is het absolute minimum dat je kan accepteren. Als er dan iemand met vakantie gaat, heb je nog twee mensen over. Je zal altijd zien, dat er dan net een van die twee ziek wordt. Dan heb je nog precies één persoon over. Ik ben al een aantal keren zelfs bedrijven tegengekomen waarbij er nog maar één persoon was die wist hoe een bepaalde machine werkte of hoe hij bepaalde storingen moest oplossen. Deze zou dan eigenlijk nooit met vakantie mogen. Ondertussen ben ik dus ook al bij bedrijven geweest, waarbij deze persoon wegviel, waardoor ze echt in grote problemen kwamen. In een aantal gevallen duurt het dan gewoon erg lang voordat de overgebleven mensen een storing kunnen oplossen. Ze bellen dan de fabrikant van de machine, in de hoop dat die nog kan helpen. Als de machine erg oud is, of de fabrikant niet meer bestaat, of erg ver weg gevestigd is, levert dit onherroepelijk problemen op.
In andere gevallen vragen bedrijven om oude rotten die met pensioen zouden gaan om toch nog een tijdje te blijven. Dit heeft natuurlijk alleen maar zin, als je dan ook de kennis van deze mensen overdraagt op anderen. Deze overdracht van kennis moet je goed plannen en bewaken. De meeste personen met unieke kennis hebben deze kennis de afgelopen jaren niet overgedragen aan collega’s en zullen dat ook niet zomaar gaan doen als je ze het een keer tussen neus en lippen door vraagt. Het zijn meestal mensen die heel de dag druk bezig zijn, omdat ze zelf ook vinden dat ze de enige zijn die dingen op de juiste manier kan doen.
Je moet dus echt een strak plan maken dat beschrijft hoe de kennisoverdracht gaat plaatsvinden. In dit plan moet je niet alleen mondelinge kennisoverdracht opnemen, maar je moet er ook voor zorgen dat de essentiële informatie in systemen wordt vastgelegd. Iemand moet manuals schrijven voor kritische equipment en voor het oplossen van specifieke storingen. Dit is een tijdrovend werk, dat echter zijn geld wel opbrengt. Een reliability engineer is de aangewezen persoon om, eventueel met een assistent, te zorgen dat de documentatie van equipment in orde komt.
Voor oude equipment betekent dit, dat je wellicht tekeningen en schema’s moet laten maken. Je moet ook de storingshistorie van de laatste jaren bekijken om per storing vast te leggen hoe je deze kan oplossen, welke onderdelen je nodig hebt en ga zo maar door. Het lijkt erop dat bedrijven met een lage truckfactor hun systemen niet op orde hebben. Zo zwart-wit ligt het echter niet. Een goede technicus kan met behulp van informatie uit systemen veel meer doen dan zonder.
Je kan echter nooit alles vastleggen in systemen, dus het blijft belangrijk je medewerkers goed te trainen en ze vast te houden. De belangrijkste succesfactor voor onderhoudsorganisaties is misschien nog wel het besef hoe belangrijk een goede techneut is voor je continuïteit.
Op Process Control kunt u nog meer blogs vinden.
Heeft u zelf een interessante mening of visie op of over de procesindustrie? Laat het weten via redactie@processcontrol.nl.
