Ik heb zelfs al bedrijven failliet zien gaan, nadat hun oude rot met pensioen ging…
Veel bedrijven zijn afhankelijk van een handjevol medewerkers die alles weten van een bepaald proces. Zeker in de techniek zie je dit nog vaak. Als een machine in zo’n bedrijf niet goed opstart, halen ze de oude rot erbij. Als er een storing is of als de installatie groot onderhoud nodig heeft, weet de oude rot alles.
Het is echter heel gevaarlijk om afhankelijk te zijn van een oude rot. Vaak is het de kortzichtigheid van managers die hun afhankelijkheid van hun oude rot in stand houdt. Het is lekker makkelijk dat je iemand hebt die altijd alles weet. Het nadeel is natuurlijk dat de rest van de medewerkers daardoor juist vaak minder weet. Zodra het moeilijk wordt, krijgen zij geen kans om zich in een probleem te verdiepen. Het management haalt de oude rot erbij en die lost het wel even op.
Als de oude rot er niet is, kan het werk ineens niet meer doorgaan of moet men helemaal opnieuw uitvinden hoe je werkzaamheden moet uitvoeren. Veel managers kijken daar te licht tegen aan. Ze denken dat ze het werk van de oude rot wel even kunnen uitbesteden. Dat blijkt in de praktijk lastig, omdat de technici van een buitenfirma niet in detail weten hoe een bepaalde installatie werkt en vooral niet hoe het productieproces van een specifiek bedrijf in elkaar zit. Heel veel productieprocessen zijn uniek in de wereld of toch minstens in eigen land.
Vooral in tijden dat het economisch slechter gaat, is de verleiding groot om te bezuinigen op goede systemen en processen om kennis vast te leggen. Het opstellen van een goed asset register met alle relevante informatie van de installatie, ziet het management als overhead. Vaak hebben managers ook hun processen voor het up-to-date houden van deze informatie niet op orde, waardoor alle informatie die ooit eens is vastgelegd alweer snel veroudert. Het trainen van medewerkers en vooral ze de kans geven om iets langer over nieuwe werkzaamheden te doen en fouten te maken, kost geld en wordt daarom gezien als inefficiënt. Dit is echter een kortzichtige blik. Juist door gegevens van de equipment, onderhoud en storingen goed vast te leggen, kan je structureel verbeteren. Voor het definitief oplossen van technische problemen is het nodig dat er meerdere medewerkers zijn, die inhoudelijk verstand hebben van de equipment. Op korte termijn kost het even wat tijd en geld, maar al snel blijkt dat deze investering dubbel en dwars wordt terugverdiend. Het probleem is namelijk vaak, dat de oude rot ook niet alles weet. Zijn oplossingen blijken vaak improvisaties en bestaan over het algemeen uit telkens op dezelfde manier repareren van problemen die al jaren regelmatig terugkeren. Het zou natuurlijk beter zijn om ze voor eens en voor altijd uit de wereld te helpen.
Moderne installaties worden steeds complexer en veel productieprocessen steeds specialistischer. Tegelijkertijd wisselen mensen vaker van baan dan twintig jaar geleden. Bedrijven die afhankelijk zijn van de kennis die enkele medewerkers in hun hoofd hebben, krijgen daardoor grote problemen. Mijn voorspelling is dat tijdens de crisis die economen voor de komende tijd verwachten veel bedrijven in de moeilijkheden zullen komen, omdat ze hun administratie en trainingen niet op orde hebben. Ik heb zelfs al bedrijven failliet zien gaan, nadat hun oude rot met pensioen ging.
